Automatizaciones · Servicios profesionales
Caso tipo: un ejemplo representativo de cómo trabajamos
Una gestoría que dejó de perseguir documentos por email
Automatizamos el alta de clientes y la recogida de documentos de una gestoría para que el trabajo repetitivo se haga solo.
- Reto
- Cada cliente nuevo suponía correos, archivos sueltos y recordatorios a mano, y los papeles del trimestre llegaban tarde y desordenados.
- Solución
- Formulario de alta conectado con Make: crea la ficha del cliente, su carpeta en Drive y envía recordatorios automáticos antes de cada trimestre.
- Resultado
- Cada documento llega a la carpeta de su cliente sin intervención manual y los recordatorios trimestrales salen solos.
El reto
Una gestoría pequeña que lleva la contabilidad y los impuestos de autónomos y micropymes. Cada alta suponía el mismo ritual: un correo de bienvenida, una lista de documentos, carpetas creadas a mano y una hoja de cálculo que nadie actualizaba a tiempo.
Al llegar el trimestre, el problema se multiplicaba: facturas por WhatsApp, por correo y en papel, y horas dedicadas a recordar a cada cliente lo que faltaba.
Qué hicimos
Dibujamos el proceso tal y como era, quitamos los pasos que sobraban y automatizamos el resto con Make.
- Formulario de alta en la web: el cliente rellena sus datos y sube los documentos iniciales.
- Carpeta por cliente en Google Drive, creada y nombrada automáticamente, y un enlace para que suba sus facturas siempre al mismo sitio.
- Hoja de seguimiento que se actualiza sola con cada documento recibido.
- Recordatorios automáticos antes de cada cierre trimestral, solo a quien le falta algo.
- Aviso al equipo cuando un cliente lo tiene todo listo para empezar.
El resultado
Los documentos llegan a su carpeta sin que nadie los mueva, el equipo ve de un vistazo qué cliente está completo y los recordatorios del trimestre salen solos. El tiempo que antes se iba en perseguir papeles se dedica a asesorar.